24.03.2026

Datenschutzerklärung

Nachfolgend informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten als Beschäftigte/r der AOK NordWest als alleinige datenschutzrechtlich Verantwortliche.

A. Verantwortlicher

AOK NordWest – Die Gesundheitskasse
Kopenhagener Straße 1
44269 Dortmund
Telefon: 0800 2655000
Telefax: 0800 265 2265
Internet: aok.de/nw
Körperschaft des öffentlichen Rechts

Haben Sie Fragen oder sind Sie der Ansicht, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, haben Sie die Möglichkeit, sich an uns oder unsere/n Datenschutzbeauftragte/n zu wenden.

Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten:
Datenschutzbeauftragte/r der AOK NordWest
Kopenhagener Straße 1
44269 Dortmund
Postadresse: 58079 Hagen
 
 
B. Welche Daten verarbeiten wir?

1. Verarbeitung von Protokolldateien

Bei Ihrem Besuch auf unserer Webseite verarbeiten wir die folgenden Protokolldateien von Ihnen:

• IP Adresse Ihres Endgerätes, mit der Sie auf die Webseite zugreifen.
• Das von Ihnen genutzte Betriebssystem, den von Ihnen genutzten Web-Browser und die von Ihnen eingestellte Bildschirmauflösung,
• das Datum und die Uhrzeit Ihres Besuchs
• die Websites, die Sie bei uns besucht haben und
• die Website, von der aus Sie uns besuchen.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 18 Abs. 1 DSG NRW und § 106 GewO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen die Webseite ordnungsgemäß anzeigen zu können. Die Daten werden nach 45 Tagen gelöscht. 

2. Verwendung der Registrierungswebseite

Sie haben im Vorfeld bereits eine Einladung zur Veranstaltung per E-Mail an Ihre uns bekannte dienstliche E-Mail-Adresse erhalten. Diese enthält die Zugangsdaten zur Registrierungswebseite (https://www.aok-forum-2026.de/) in Form eines generiertem Benutzernamens und Initialkennwort. Bei der Erstanmeldung werden Sie nach Eingabe dieser Daten aufgefordert ein eigenes, sicheres Passwort zu vergeben. Die Login-Daten werden für jede Anmeldung auf der Webseite benötigt. 

Die Datenverarbeitung erfolgt zur Durchführung des Veranstaltungsvertrages bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (zur Buchung der Veranstaltung) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 18 Abs. 1 DSG NRW und § 106 GewO. Sofern Sie sich als Mitarbeitender der AOK NordWest registrieren, erfolgt die Datenverarbeitung zur Durchführung Ihres Beschäftigungsverhältnisses (§ 26 Abs. 1 BDSG), soweit die Registrierung und Teilnahme in Ausübung Ihrer beruflichen Tätigkeit erforderlich. 

Ihre personenbezogenen Daten werden 8 Wochen nach Veranstaltungsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

3. Anmeldung zur Veranstaltung

Auf dieser Website können Sie sich für die Veranstaltung AOK-Forum 2026 der AOK NordWest anmelden. Zu diesem Zweck und zur Veranstaltungsdurchführung werden folgende personenbezogene Daten und Pflichtangaben von Ihnen verarbeitet:

Ihr Nachname und Vorname sowie Ihre E-Mail-Adresse.

Im Falle einer erfolgreichen Registrierung/Zusage erhalten Sie eine Anmeldebestätigung per E-Mail. Kurz vor der Veranstaltung erhalten Sie eine weitere E-Mail mit wichtigen Informationen zur Veranstaltung, QR-Code für die Akkreditierung und weiteren Informationen rund um die Veranstaltung. Im Falle einer Absage der Einladung zur Veranstaltung erhalten Sie eine Absagebestätigung. Die Daten der Absage werden verarbeitet und 8 Wochen nach Veranstaltungsende gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zum Zweck der Veranstaltungsorganisation, -durchführung und -abwicklung durch die AOK NordWest zur Anbahnung und Erfüllung der durch die Anmeldung und beauftragten Leistungen zustande kommenden Vertragsverhältnisse gem. Art6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 18 Abs. 1 DSG NRW und § 106 GewO.  

Weiterhin verarbeitet die AOK NordWest Ihre personenbezogenen Daten zur Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Versteuerung der Veranstaltung und Verbeitragung Ihrer geldwerten Vorteile im Rahmen der unternehmerischen Compliance-Vorgaben. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), die sich aus §37b Einkommensteuergesetz ergeben. Die Aufbewahrungsfrist der zu steuerlichen Zwecken gespeicherten Daten beträgt gemäß §147 Abgabenordnung 15 Jahre. Anschließend werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, sofern der Löschung keine anderen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4. Kontaktmöglichkeiten

Bei Fragen rund um die Veranstaltung haben Sie die Möglichkeit über das Projektpostfach event2026@nw.aok.de.Kontakt mit uns aufzunehmen. Hierfür werden lediglich Ihr Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Anfrage verarbeitet. Ihre Daten werden spätestens 8 Wochen nachdem Ihre Anfrage abschließend beantwortet, wurde gelöscht, sofern der Löschung keine anderen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Wir verarbeiten Ihre dort angegebenen personenbezogenen Daten, um mit Ihnen Kontakt aufzunehmen und Ihre Anfrage zu bearbeiten (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).  
 
C. Weitergabe an Dritte und Einsatz von Auftragsverarbeiter

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nur, soweit dies, insbesondere für die Vertragserfüllung, notwendig ist. Wir haben mit unseren Auftragsverarbeitern jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen und angemessene Garantien zur Wahrung des Schutzes personenbezogener Daten vereinbart. Die Auftragsverarbeiter verfügen über geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten und werden von uns regelmäßig kontrolliert.

Zu der eingangs in B. 1. bis 5. dargelegten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben wir die imagency GmbH, Am Sandtorkai 50, 20457 Hamburg, eingetragen unter Registernummer HRB 139698 im Handelsregister des Amtsgerichts Hamburg sowie die altares GmbH & Co. KG, Wiesenstr.21a, 40549 Düsseldorf, eingetragen unter der Nr. HRA 17760 im Handelsregister des Amtsgerichts Stadt Düsseldorf (Auftragsverarbeiter i.S. Art. 28 DSGVO) für das Teilnehmermanagement der Veranstaltung sowie den technischen Betrieb der Buchungsseite beauftragt.

D. Einsatz von Cookies und Tracking-Tools

Allgemeine Informationen

Die AOK NordWest setzt auf ihren Webseiten verschiedene Cookies ein. Cookies sind kleine Dateien mit Konfigurationsinformationen, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Cookies lassen sich grundsätzlich in drei Kategorien unterteilen. Es gibt Cookies, die für die Funktionalität der Webseite unerlässlich sind (sog. Funktionscookies), Cookies, die den Komfort eines Webseitenbesuchs erhöhen und z. B. Ihre Spracheinstellungen speichern (sog. Komfortcookies) und Cookies, aufgrund derer ein pseudonymisiertes Nutzungsprofil erstellt wird (sog. Trackingcookies). 

Für diese Webseite sind lediglich Funktionscookies vorgesehen.

Die Verarbeitung der Funktionscookies ist notwendig, um Ihnen einen Besuch der Webseite zu ermöglichen (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Weitere Informationen zu unseren Cookies entnehmen Sie bitte der Cookie-Richtlinie.

Ihr Recht

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der AOK NordWest jederzeit unentgeltlich geltend machen.

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung (Art. 16 DSGVO) Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln.

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden berechtigten Interesse beruht, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Ein Widerspruch ist zulässig, wenn die Verarbeitung entweder im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt oder aufgrund eines berechtigten Interesses der AOK NordWest oder eines Dritten erfolgt. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt.

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos widerrufen.

 

• Recht auf Auskunft über verarbeitete Daten (Artikel 15 EU-DSGVO in Verb. mit § 83 SGB X)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Artikel 16 EU-DSGVO in Verb. mit § 84 SGB X)
• Recht auf Löschung (Artikel 17 EU-DSGVO in Verb. mit § 84 SGB X)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 EU-DSGVO in Verb. mit § 84 SGB X)
• Widerspruchsrecht (Artikel 21 EU-DSGVO in Verb. mit § 84 SGB X)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 EU-DSGVO)
• Bei Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung besteht das Recht, diese mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen.
• Beschwerderecht: Sie haben das Recht, sich bei den zuständigen Aufsichtsbehörden zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

 
F. Ihre Ansprechpartner

Transparenz im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten ist uns wichtig. Wenn Sie Zweifel oder Fragen haben, sprechen Sie uns an:

Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte

AOK NordWest – Die Gesundheitskasse
Kopenhagener Straße 1
44269 Dortmund
Telefon: 0800 2655000
Telefax: 0800 265 2265
Internet: aok.de/nw

Datenschutzbeauftragter

Unser Datenschutzbeauftragter steht Ihnen als Ansprechpartner für datenschutzbezogene Anliegen zur Verfügung:

Datenschutzbeauftragte/r der AOK NordWest
Kopenhagener Straße 1
44269 Dortmund

Postadresse: 58079 Hagen
 

 

Diese Website verwendet technisch notwendige, temporäre Cookies.